KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?

KPI là gì? Hiện nay, chỉ số KPI đã trở nên quen thuộc trong các doanh nghiệp liên quan tới dự án, kinh doanh, quản lý, nhân sự, marketing, quản lý, … Trong những năm gần đây, chỉ số này đã được áp dụng rộng rãi và phổ biến tại Việt Nam. Vậy định nghĩa KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI một cách hiệu quả?

KPI là gì?

Để trả lời cho câu hỏi KPI là gì, có thể thấy, KPI là từ viết tắt của cụm từ Key Performance indicators, mang ý nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Đây là một công cụ giúp các nhà quản lý triển khai những chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý cũng như chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực, từng cá nhân. Vì vậy, KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản trị hệ thống công việc trong tổ chức, quản lý công việc nhóm hay cá nhân. Hiểu một cách khác, KPI là mục tiêu công việc mà doanh nghiệp, phòng ban hay cá nhân cần phải đạt được để đáp ứng các yêu cầu chung.

KPI la gi

Định nghĩa KPI – Key Performance indicator

Với việc hoàn thành KPI, các tổ chức (doanh nghiệp, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chính sách thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy rõ hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như đánh giá xem người thực hiện công việc đó có đạt mục tiêu hay không.

Phân loại KPI

Sau khi hiểu rõ hơn về khái niệm KPI là gì, dưới đây là hai KPI phổ biến và thường được sử dụng:

  • KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với những mục tiêu mang tính chiến lược, thường là lợi nhuận, thị phần,… Nó có vai trò tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.
  • KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật nghĩa là những cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đã đề ra trước đó. Các KPI ở đây là một chỉ số mang tính đo lường và phát triển tính hiệu quả của những chiến thuật đó.

Phan loai KPI

Phân loại KPI

Quy trình để xây dựng KPI hiệu quả

Xác định rõ chủ thể xây dựng KPI 

Chủ thể xây dựng KPI được hiểu là các trưởng bộ phận, nhà quản lý, các phòng, ban… Dù là bất kỳ ai thì cũng phải là những người có chuyên môn cao, năng lực tốt, nắm rõ được những mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, doanh nghiệp, dự án. Đồng thời, họ cũng phải là người hiểu rõ về KPI là gì? Hơn thế nữa, nhằm đảm bảo cho tính thống nhất, hiệu quả thì họ cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận và cá nhân liên quan.

Quy trinh de xay dung KPI hieu qua

Quy trình để xây dựng KPI hiệu quả – KPI mẫu

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Khi xây dựng một hệ thống các chỉ số KPIs, bạn luôn cần phải xác định rõ ràng những chức năng, nhiệm vụ của từng dự án, bộ phận, phòng ban, dự án…liên quan.

Xác định rõ chức danh, vị trí, nhiệm vụ của từng chức danh

Để xây dựng KPI hiệu quả, bạn cần phải mô tả một cách rõ ràng công việc của từng cá nhân. Trong đó, hãy nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh rõ ràng và cụ thể.

Quy trinh de xay dung KPI hieu qua

Quy trình để xây dựng KPI hiệu quả

Xác định chỉ số hiệu suất cốt lõi KPIs

  • Chỉ số của phòng ban, nhóm hoặc bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở là nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, nhóm, bộ phận.
  • Chỉ số các nhân: Xây dựng dựa trên những KPIs cá nhân theo đúng các yêu cầu về tiêu chí SMART.
  • Xây dựng định kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể đã đặt ra.

Xác định rõ khung điểm cho kết quả đạt được

Đối với từng chỉ số, bạn cần đưa ra mức độ điểm để đánh giá khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đặt ra.

Đo lường – Đánh giá – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm đã được xây dựng kể trên, các nhà quản lý, trưởng bộ phận,… sẽ tổng kết tổng điểm để đưa ra kết luận. Từ đó, họ có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn với thực tế.

Kết luận

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn những thông tin về định nghĩa KPI là gì cũng như quy trình để xây dựng KPI hiệu quả. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *